Lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga gera kröfur um meðferð persónuupplýsinga sem m.a. ná til starfsemi lögmannsstofa. Sókn Lögmannsstofa ehf., kt. 700910-0240, Fagradalsbraut 11 4, Egilsstöðum („Sókn lögmannsstofa”) leggur áherslu á að vernda persónuupplýsingar viðskiptavina sinna og virða réttindi þeirra. Sókn lögmannsstofa hefur sett sér persónuverndarstefnu, þar sem kveðið er á um  hvernig persónuupplýsingar eru unnar og varðveittar, í hvaða tilgangi og hvernig þeim sé miðlað og öryggis þeirra gætt.

Persónuverndarstefnan tekur aðeins til einstaklinga, ekki lögaðila. Séu einstaklingar í forsvari fyrir viðskiptavini sem eru lögaðilar gilda ákvæði stefnunnar um vinnslu persónuupplýsinga um þá einstaklinga eftir því sem við getur átt.

„Persónuupplýsingar” eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling.  Sá telst persónugreinanlegur sem tengja má upplýsingar við, svo sem með tilvísun í nafn, kennitölu, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem teljast til einkenna og aðgreina hann frá öðrum.  Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar.

Meðferð og vinnslu persónuupplýsinga fylgir viðvarandi ábyrgð. Sókn lögmannsstofa mun gæta þess að persónuverndarstefnan verði ávallt í samræmi við gildandi kröfur þar um.

Sókn lögmannsstofa safnar og varðveitir persónuupplýsingar um einstaklinga sem eru viðskiptavinir, beint eða óbeint (stéttarfélag í viðskiptamannahópi lögmannsstofunnar getur gætt hagsmuna félagsmanns) að því marki sem nauðsynlegt er til þess að sinna þeim verkefnum sem henni eru falin. Upplýsingarnar koma ýmist beint frá viðskiptamanni eða félagi og/eða félagasamtökum sem hann á aðild að. Sókn lögmannsstofa getur einnig aflað slíkra upplýsinga frá þriðja aðila.  Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga er alla jafna forsenda þess að Sókn lögmannsstofa geti sinnt hagsmunagæslu fyrir viðskiptavini sína. Sem dæmi um upplýsingar sem unnar eru um einstaklinga í viðskiptum við Sókn lögmannsstofu, beint eða óbeint, má nefna eftirgreint:

• kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer og aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna samskipta og auðkenningar viðskiptavinar,
• upplýsingar sem verða til í samskiptum við viðskiptavininn eða þriðja aðila og tengjast viðskiptavini,
• upplýsingar sem eru nauðsynlegar í tengslum við þá hagsmunagæslu sem viðskiptavinur hefur falið Sókn lögmannsstofu að annast, svo sem upplýsingar um tjónsatburði og fjármál,
• upplýsingar frá þriðja aðila, meðal annars fyrirtækjum eða stofnunum sem búa yfir persónuupplýsingum um einstakling, þegar fyrrnefndir aðilar hafa heimild til þess að afhenda félaginu upplýsingar. Dæmi um slíka aðila eru ríkisskattstjóri, Þjóðskrá Íslands, dómstólar og Creditinfo Lánstraust,
• reikningsupplýsingar og greiðslusaga sem tengjast reikningagerð og bókhaldi lögmannsstofunnar.

Sókn lögmannsstofa safnar og varðveitir upplýsingar um forsvarsmenn lögaðila sem eru viðskiptavinir lögmannsstofunnar, að því marki sem nauðsynlegt er. Dæmi um um slíkar upplýsingar koma fram í töluliðum 2.i. og 2.ii. að framan.

Sókn lögmannsstofa safnar og varðveitir upplýsingar um einstaklinga sem tengjast hagsmunagæslu í þágu viðskiptavina sinna og heimilt telst að afla.  Dæmi um slíkar upplýsingar eru þær sem tilteknar eru í töluliðum 2.i. – 2.v. að framan og varða t.d. aðila sem kröfum er beint að.

Sókn lögmannsstofa getur því aðeins sinnt verkefnum fyrir viðskiptamenn að lágmarks vinnsla persónuupplýsinga fari fram.  Persónuupplýsingarnar eru aðeins unnar í skýrum tilgangi í samræmi við persónuverndarlög og stefnu þessa.

Vinnsla lögmannsstofunnar á persónuupplýsingum er á grundvelli samnings við viðskiptavini, á grundvelli fyrirmæla í lögum eða reglum, á grundvelli lögmætra hagsmuna lögmannsstofunnar og/eða upplýsts samþykkis viðskiptavinar. Eftirfarandi dæmi eiga við um slíka vinnslu:

• skráning samskiptaupplýsinga, þ.m.t. í bókhaldskerfi og stofnun máls í málaskrá,
• varðveisla persónuupplýsinga á grundvelli laga um ársreikninga, laga um bókhald og laga um lögmenn,
• greining og könnun á málsatvikum/málsgögnum sem varða réttindi og skyldur viðskiptavinar og tengjast hagsmunagæslu í hans þágu,
• öflun upplýsinga sem háður eru upplýstu samþykki viðskiptavinar, svo sem skattaupplýsinga frá ríkisskattstjóra.

Sókn lögmannsstofa varðveitir persónuupplýsingar á meðan lögmætir hagsmunir krefjast, enda sé varðveislan ávallt í málefnalegum tilgangi. Almennt eru persónuupplýsingar varðveittar í 4 ár frá því viðskiptum aðila lýkur. Einstök lög geta staðið til annars, svo sem lög um bókhald, og er þá að því farið.

Upplýsingar um lögmannsstörf Sóknar lögmannsstofu fyrir viðskiptavini eru varðveittar lengur enda kann slíkt að vera nauðsynlegt til að viðhalda réttindum viðskiptavinar, t.d. í þeim tilgangi að verjast kröfum þriðja aðila eða hafa uppi slíkar kröfur og í þeim tilvikum sem ágreiningur kann að verða með Sókn lögmannsstofu og viðskiptavini um þjónustu sem innt var af hendi. Slíkar upplýsingar eru varðveittar á meðan réttindi þeim tengd eru ófyrnd.

Sókn lögmannsstofa kann að miðla persónuupplýsingum um viðskiptavini sína til þriðja aðila, svo sem samstarfsaðila og aðila sem kröfum er beint að eða þeim sem beina kröfum sínum að þeim sem Sókn lögmannsstofa er í forsvari fyrir. Dæmi um slíka miðlun eru upplýsingar sem skráðar eru í viðskiptavinakerfi lögmannsstofunnar, sem hýst er af þriðja aðila, vegna þjónustu ráðgjafa í tengslum við hagsmunagæslu í þágu viðskiptavinar Sóknar lögmannsstofu og vegna þjónustu innheimtuaðila við innheimtu skulda.

Sókn lögmannsstofa kann einnig að vera gert að afhenda upplýsingar til þriðja aðila á grundvelli heimildar og/eða skyldu í settum lögum og reglum, þ.m.t. úrskurða stjórnvalda og dómstóla. Í slíkum tilvikum mun Sókn lögmannsstofa ávallt gæta réttinda viðskiptavina og eigin skyldna í samræmi við lög um lögmenn.

Einstaklingur á rétt á því að fá upplýsingar um það frá Sókn lögmannsstofu hvort unnið sé með persónuupplýsingar um hann. Einstaklingur á jafnframt rétt á því að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem unnar eru um hann, upplýsingum um tilgang vinnslunnar, viðtakendur upplýsinganna, reglur um varðveislutíma, réttindi sín og heimild til þess að leggja fram kvörtun til Persónuverndar.

Við tilteknar aðstæður getur einstaklingur krafist þess að upplýsingum um hann verði eytt, til dæmis þegar varðveisla þeirra er umfram þann tíma sem lög og reglur heimila. Einstaklingur getur átt rétt til þess að óáreiðanlegar eða rangar upplýsingar séu leiðréttar eða þeim jafnvel eytt.

Einstaklingur getur andmælt vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram á grundvelli lögmætra hagsmuna vegna sérstakra aðstæðna er varða hann.  Sókn lögmannsstofa svarar andmælum innan 14 daga frá móttöku þeirra. Synjun má kæra til Persónuverndar.

Einstaklingur kann að þurfa sæta takmörkunum á framangreindum réttindum á grundvelli gildandi laga og reglna.  Þá kunna hagsmunir og réttindi lögmannsstofunnar að takmarka rétt einstaklings, t.d. vegna sjónarmiða sem tengjast höfundarrétti eða annarskonar eignarréttindum, eða vegna réttinda þriðja aðila sem Sókn lögmannsstofa telur ganga framar réttindum viðkomandi.

Á starfsmönnum Sóknar lögmannsstofu hvílir þagnarskylda um hvaðeina sem þeim er trúað fyrir, svo sem lýst er í lögum um lögmenn. Sókn lögmannsstofa gætir þess í hvívetna að vernda persónuupplýsingar sem unnið er með í þeim tilgangi að koma í veg fyrir óheimila notkun, afritun, afhendingu til þriðja aðila, sem og til að fyrirbyggja að upplýsingar glatist eða séu ranglega skráðar. Persónubundnar aðgangsstýringar að persónuupplýsingum eru dæmi um þannig öryggisráðstöfun.

Sókn lögmannsstofa ber ábyrgð á vinnslu og meðferð persónuupplýsinga í starfsemi sinni.  Umsjónarmaður Sóknar lögmannstofu, sem er ætlað að hafa eftirlit með því að farið sé að lögum og persónuverndarstefnunni er:

Jón Jónsson, Sókn lögmannsstofa lögmannsstofa ehf., Fagradalsbraut 11, 700 Egilsstaðir

Netfang: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. Sími: 580-7900

Fyrirspurnum, ábendingum og athugasemdum sem varða persónuupplýsingar og persónuvernd skal beina til umsjónarmannsins.

Komi upp ágreiningur um meðferð persónuverndarupplýsinga er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar á netfangið This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. eða með því að senda bréfpóst til Persónuverndar, Rauðarárstíg 10, 105 Reykjavík.  Sjá nánar www.personuvernd.is

Persónuverndarstefnan kann að taka breytingum vegna breytinga á löggjöf, starfsemi Sóknar lögmannsstofu eða af öðrum ástæðum sem kunna að kalla á slíkt.  Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu uppfærðrar stefnu á heimasíðu félagsins, www.sokn.is

Persónuverndarstefna þessi var samþykkt af eigendum Sóknar lögmannsstofu ehf. þann 19. janúar 2021.